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> NOTÍCIAS
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Decorreu
entre os dias 24 e 29 de Março em Kathmandu, no Nepal, a ICIKM 08 –
International Conference on Information and Knowledge Management.
Esta conferência teve como
objectivos a discussão da criação de bibliotecas digitais para a
preservação e acessibilidade à literatura científica criada no país, assim
como a publicada noutros países.
Capacitar para a criação
de bibliotecas digitais locais e sua integração com as bibliotecas
convencionais.
Criar uma rede digital,
para aumentar e melhorar a partilha de informação, através de tecnologia de
baixo custo e criação de standards para a partilha dos recursos.
Estabelecer um mecanismo adequado para coordenar
as actividades e sua sustentabilidade.
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>EVENTOS
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DIBACO
Curso de Arquivos empresariais:
Organização e eliminação de documentos
12
e 19 de Abril (Sábados)
15h
em horários pós-laboral
PORTUGAL,
Porto
Mais
Informação:
http://www.dibaco.pt/newsletters/
Formacao_Info.htm
formacao@dibaco.pt
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WEBIST 2008
4th Web Information Systems and Technologies
4
a 7 Maio (Domingo a 4ª-feira)
PORTUGAL,
Funchal
Mais
Informação:
http://www.webist.org
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Grupo Regional Ibérico de EDIBCIC
III Encuentro Ibérico de Docentes e Investigadores en
Información y Documentación
Formación, Investigación y Mercado Laboral en Información en
España y Portugal
5,
6 e 7 de Maio (2ª, 3ª e 4ª-feira)
ESPANHA,
Salamanca
Mais
Informação:
http://www.edibcic.org/Eventos.htm
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UCL-SLAIS
E-books and E-content 2008
13
de Maio (3ª-feira)
INGLATERRA,
Londres
Mais
Informação:
http://ucl.ac.uk/slais/e-books
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Ghent University
Analogous Spaces:
Architecture and the Space of Information, Intellect and
Action
14
a 17 de Maio (4ª-feira a Sábado)
BELGICA,
Ghant
Mais
Informação:
http://www.analogousspaces.com/
default_analog_hp.aspx?
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IDC
2008 Outsourcing & BPO
3
e 4 de Junho (3ª e 4ª-feira)
PORTUGAL,
Lisboa (CCB)
Mais
Informação:
http://www.idc.com/portugal/events/
eventos_2008-05-27.jsp
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> REDUZIR, REDUZIR, REDUZIR, PARA AUMENTAR
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Transforme o espaço ocupado pelo arquivo na sua empresa num
espaço rentável.
Opte pela solução que lhe permite depositar o arquivo nas
melhores condições de segurança e acondicionamento - A CUSTÓDIA DOCUMENTAL
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Custódia documental é um
sistema de outsourcing em que as empresas depositam o seu arquivo em
instalações criadas de raiz, que lhe
oferecem as condições
adequadas para a preservação do papel, nomeadamente,
meios de climatização, detecção e extinção de incêndios, segurança contra
furtos ou acessos indevidos através de sistema de detecção de intrusão e
CCTV e vigilância das instalações com rondas
nocturnas.
Garantimos assim, a preservação
do seu arquivo nas melhores condições, aliada a uma rentabilização do seu
espaço de trabalho e a uma redução efectiva de custos.
E, quando precisar da sua
documentação, basta solicitá-la, através do serviço de Consultas Documentais.
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As vantagens económicas aliadas
à segurança fazem desta opção uma
mais-valia para as empresas, como demonstramos através da simulação que a
seguir apresentamos.
Estabelecemos a comparação dos
custos de manutenção do seu arquivo nas instalações da empresa e a
transferência para as nossas instalações de custódia documental. Obtivemos
os valores representados no gráfico, claramente demonstrativo da
rentabilização financeira do recurso ao serviço de outsourcing documental.
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 Para os valores
calculados consideramos a utilização de uma sala de 22,4 m2, com 2,70 m de
altura, com uma porta e sem janelas. Foram utilizadas todas as paredes para
colocar estantes assim como quatro linhas de estantes no meio da sala,
deixando espaço livre para colocar uma secretaria e uma cadeira. Entre
todos os elementos existem espaços de passagem que variam entre os 60cm e
os 80cm (segundo as normas de segurança em vigor).
Foi considerado o valor médio
do arrendamento do imóvel nas cidades de Lisboa e Porto e não foram
contabilizados gastos com água, electricidade, manutenção e limpeza,
seguros, mobiliário e custos com o pessoal com tarefas afectas ao arquivo.
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Os elementos em análise nesta
simulação permitem concluir que, por exemplo, o valor do aluguer de 18€/m2
por mês pago por uma empresa, o custo de cada pasta guardada no seu
escritório é de 2,50 €/ano, enquanto que na Dibaco é de 1,03€, ou seja,
mais 143%. Se o valor do seu escritório for de 22€/m2, o diferencial
aumentará para os 197%.
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Dibaco
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18 € / m2
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22 € / m2
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Valor
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Valor
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Diferença
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Valor
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Diferença
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Custo p/ pasta
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1.03 €
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2.50 €
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+ 143 %
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3.06 €
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+ 197 %
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Custo da
manutenção das pastas de arquivo (por ano)
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Ao considerar a totalidade do
arquivo depositado na sala com as condições especificadas, podemos
determinar que, os custos de manutenção do arquivo nas instalações da
Dibaco permite às empresas um corte drástico nos custos fixos mensais, que
se reflectem anualmente nos valores identificados no gráfico. Assim, para
uma quantidade de 1932 pastas A4, o custo por ano, varia entre os 4.838,40
€ e os 5.913,60 €, enquanto que na Dibaco é 1.987,20 €.
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A Dibaco oferece-lhe, assim, e sem
margem para dúvidas, a melhor forma de rentabilizar o seu espaço de
trabalho, reduzindo, ao mesmo tempo, os custos com a preservação do seu
arquivo.
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