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A integração em workflow da
informação em suporte digital através da digitalização, fornecido em outsourcing por empresas
de gestão documental, tem vindo a ganhar cada vez mais adeptos no mercado
empresarial português.
Os avanços nas
tecnologias de captação digital de documentos, através do reconhecimento
óptico de caracteres (OCR/ICR), facilitam a indexação de documentos e a
conversão de imagens digitalizadas em texto.
As aplicações
centradas nos conteúdos permitem simplificar os processos de
compatibilidade e de extracção de informação de forma mais inteligente nos
documentos capturados.
Desta forma, o
aumento da complexidade dos tipos de documentos já não constitui um entrave
à adopção deste tipo de solução.
A desmaterialização dos processos de
negócio e dos documentos gerados pela instituições e as novas estratégias e
métodos de partilha de informação, de trabalho e de relacionamento dentro e
fora da organização, oferecem uma maior eficiência nos processos de
tratamento da informação e, consequentemente, maior rapidez nas tomadas de
decisão.
O caso da
Direcção-Geral de Transportes Terrestres (DGTT) mostra como os números
podem ser surpreendentes:
Recebendo
mais de 30.000 processos por ano e desenvolvendo uma actividade que envolve
mais de 65 tipos de relatórios, a DGTT conseguiu já, com recurso à
digitalização e ao workflow, reduzir o tempo de processamento em cerca de
75%. Ou seja, processos que levavam de 12 a 18 meses passaram a resolver-se
entre 3 e 6 meses.
In:
InfoIMAGEM nº 28
Assim, verifica-se, através deste caso
concreto, que os documentos em suporte digital que permitem a integração
com softwares de gestão documental, são uma mais-valia aportada ao negócio
e uma ferramenta catalizadora dos investimentos efectuados.
Como refere Carlos Maçalo na Semana
Informática nº 799, “Os estudos de mercado apontam para uma tendência de
crescimento para estas ferramentas, no entanto, a directora de Marketing da
Primavera Software, Idalina Sousa, apesar de partilhar esta ideia,
considera que ainda é notória «a falta de atenção dada ao fenómeno pela
generalidade dos decisores portugueses».
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