- PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O objectivo seguinte do trabalho foi a elaboração de um plano de classificação, pois só este documento permite o registo das séries documentais elencadas a um sistema de secções e subsecções, que será utilizado para o arquivamento da documentação produzida e recebida na empresa.

O plano de classificação concebido teve em conta a realidade orgânica da sociedade, através do órgão executivo que administra e representa a sociedade - Gerência -; e a realidade funcional, ou seja, as funções que a empresa desempenha para cumprir o objecto social definido na sua constituição.

- GESTÃO

- RECURSOS HUMANOS

SR.:
01. Anúncios de emprego
02. Processos Individuais de Funcionários
03. Candidaturas Espontâneas

- PROGRAMAÇÃO EDITORIAL

SR.:
01. Direitos Estrangeiros A-G
02. Direitos Estrangeiros H-Z
03. Originais Devolvidos
04. Originais não Editados
05. Processo Círculo de Leitores
06. Processos de Candidatura a Prémios de Poesia
07. Processos de Candidatura a Prémios Literários

- AVALIAÇÃO

Um dos problemas com que as empresas lidam no que se refere ao seu arquivo tem que ver com o volume da produção documental, isto é, a quantidade de papéis acumulados. Esta situação origina uma demora na acessibilidade à informação. Se uma empresa não for capaz de rapidamente aceder à informação que produz torna-se menos competitiva e vê os seus custos aumentar com o registo e a procura dessa informação.

Assim, após a elaboração do plano de classificação, procedeu-se à elaboração da tabela de avaliação documental.

De forma a determinar quais os prazos de conservação da documentação, optou-se por considerar os seguintes parâmetros:

a. quais as séries, que cruzada a informação nela contida com outras séries, se comprova uma duplicação dessa informação - densidade ;

b. quais as séries que registam uma consulta diminuta por parte dos serviços da empresa, e que não foram consideradas como tendo um valor secundário - frequência ;

c. quais as séries que são produzidas por uma função-fim da empresa, função-meio ou função-periférica da empresa - pertinência .

d. quais as séries, que segundo o art.º 40.º do Código Comercial, que foi alterado pelo Decreto-Lei n.º 41/72, de 04-02, que estabelece um período de conservação legal de 10 anos para a documentação comercial, têm que ser conservadas temporariamente;

Aos parâmetros de avaliação definidos foram atribuídos as seguintes ponderações conforme os quadros seguintes:

- CONCLUSÃO

O trabalho realizado na empresa DoImpensável permitiu incrementar melhorias no seu sistema de arquivo documental. Essas melhorias traduziram-se em:

- Utilização de um plano de classificação que permite o registo contínuo das actividades da empresa; a designação coerente dos documentos ao longo do tempo e a rápida recuperação de todos os documentos ligados a uma função ou actividade.

- Novas unidades de instalação - a documentação arquivística passou a estar guardada em novos suportes físicos de armazenamento, o que permitiu garantir um melhor acondicionamento. Estas melhorias visam dotar os documentos de maior protecção de forma a garantir a sua conservação ao longo do tempo. -

- Elaboração de uma tabela de avaliação documental que permite a conservação da documentação com valor probatório ou informativo; que comprove direitos e obrigações e que constitua a memória da empresa para fins científicos, culturais ou histórico. -

- Redução do volume documental. A aplicação da tabela de avaliação documental, referida no ponto anterior, permitiu uma significativa diminuição do número de documentos a conservar. Assim, através de uma eliminação documental controlada, conseguiu-se uma libertação significativa de espaço físico para a custódia do arquivo e uma maior simplificação no seu acesso.